基本情報技術者試験 無料問題 2 / 10 ・ 分野1: 科目A テクノロジ系
社内ポータルの文書を「部署 → 業務 → 年度」の階層のフォルダに1か所ずつ置いている。ある手順書は経理部と人事部の両方の業務に関係するのに、片方の部署のフォルダにしか無いため、もう一方の部署の利用者が見つけられない。情報アーキテクチャの構造化の考え方に沿った改善として、適切なものはどれか。
- 文書ごとに部署・業務などのタグを複数付け、どのタグからでも同じ文書に行き着けるようにする
- 関係する各部署のフォルダに同じ文書の複製を置き、どの部署からたどっても見つかるようにする
- 階層をやめて全文書を文書名の五十音順の一覧にまとめ、利用者に一覧から探してもらう
- 階層をさらに細かく分けて深くし、1つのフォルダに入る文書の数を減らして見つけやすくする
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正解: A
正解の理由
情報アーキテクチャでは、情報を組織化（五十音・カテゴリなどで並べる）し、構造化（階層型・タグ付けなど）して、利用者が目的の情報にたどり着けるようにする。階層型の構造では1つの文書を1か所にしか置けないので、複数の分類に属する文書は片方からしか見つからない。タグ付けの構造なら、1つの文書に複数のタグを付けられ、どの観点からたどっても同じ1つの文書に行き着ける。
違う選択肢
「関係する各部署のフォルダに同じ文書の複製を置き、どの部署からたどっても見つかるようにする」… 見つけやすくはなるが、同じ文書が複数できるので、改訂のたびにすべての複製を直す必要があり、直し漏れた古い版が残る。構造の問題を複製で補っているだけである。
「階層をやめて全文書を文書名の五十音順の一覧にまとめ、利用者に一覧から探してもらう」… 五十音順は情報の組織化の方法で、文書名を知らない利用者には手がかりにならない。部署や業務の観点からたどる道も無くなり、見つけにくさはかえって増す。
「階層をさらに細かく分けて深くし、1つのフォルダに入る文書の数を減らして見つけやすくする」… 階層を深くしても、1つの文書を置けるのは1か所のままで、複数の部署に関係する文書の問題は解けない。たどる段数が増えて、目的の文書に着くまでの手間も増える。
対比
組織化は「何の順・どんな区分で並べるか」、構造化は「情報どうしをどうつなぐか」の問題である。階層型は全体を見渡しやすいが1か所にしか置けず、タグ付けは複数の観点を持たせられるがタグの付け方の統一が要る。両方を組み合わせることも多い。